Tout savoir sur la gestion de la paie

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De nombreuses entreprises utilisent en ce moment différents moyens pour gérer la paie de leurs salariés. Mais qu’est-ce que la gestion de la paie ? Comment faire la paie ? On vous dit tout dans cet article !

Qu’est-ce que la gestion de la paie ?

L’élément central du couple travail-rémunération est la paie. La gestion de la paie est la rémunération d’une personne à la suite une tâche effectuée. Celle-ci se situe au cœur de la gestion administrative du personnel. La paie est à la fois un sujet sensible et difficile. La gestion de la paie peut être ainsi employée comme un véritable levier afin de :

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  • Créer un véritable avantage concurrentiel,
  • Améliorer la performance d’une entreprise,
  • Motiver les salariés,
  • Contribuer à maintenir un bon climat social.

La production de la paie est à la fois du ressort du services des Ressources Humaines et comptabilité. Elle est formalisée par la fiche de paie. Celle-ci doit être fournie obligatoirement au salarié et respecter les règles conventionnelles et légales.

Comment faire la paie ?

La gestion de la paie en entreprise est considérée comme un processus qui commence par la collecte de l’ensemble des éléments individuels et collectifs et se termine par la déclaration de ces éléments aux administrations :

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  • Calculer les cotisations/contributions, la rémunération attachée au salaire et le PAS (prélèvement à la source),
  • Effectuer les tâches de collecte des données liées à l’activité du salarié,
  • Produire les différentes déclarations obligatoires notamment :
  • La réalisation de la Déclaration Sociale Nominative (DSN),
  • L’établissement de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE).

Quels sont les enjeux de la gestion de la paie ?

La paie est soumise en permanence aux évolutions du cadre conventionnel et de la réglementation. Pour garantir la « conformité-paie », les entreprises peuvent alors assurer une veille légale.

Toute erreur commise lors de l’établissement de la paie engendre en effet :

  • Des sanctions en cas de contrôle URSSAF : sanctions pénales, administratives et financières,
  • Contentieux prud’homaux en cas de conflit avec un salarié,
  • Une perte de temps et un risque d’erreur supplémentaire en cas de correction rétroactive.

Une erreur de saisie d’éléments variables de paie peut notamment entraîner une erreur en chaîne jusqu’à la déclaration sociale nominative (DSN).

Quels outils pour la gestion de la paie ?

Voici les différents outils utilisés pour la gestion de la paie :

Logiciel de paie

Un logiciel de gestion de paie est un outil informatique qui favorise la gestion de la paie de façon automatisée et simplifiée afin de produire une fiche de paie conforme. Il peut s’héberger :

  • En mode SaaS: installation du logiciel sur les serveurs du fournisseur informatique,
  • En monoposte: installation du logiciel sur les ordinateurs ou sur le réseau informatique de l’entreprise cliente.

Gestion de la paie externalisée

Une entreprise peut aussi recourir à un prestataire externe pour prendre partiellement ou totalement en charge de l’exploitation de la paie. Il s’agit ici de l’externalisation de la paie.

Il y a 3 niveaux d’externalisation de la paie :

  • Infogérance: externalisation des moyens informatiques : du matériel, de l’hébergement et de la maintenance.
  • Co-production: externalisation de la maintenance légale et conventionnelle, mais l’entreprise reste en charge du processus de la paie (contrôle et validation des bulletins de paie, saisies de paie).
  • Externalisation des processus (BPO – business process outsourcing): externalisation complète de l’exploitation de la paie placée sous la responsabilité du prestataire externe.

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