Pour rembourser une dépense professionnelle effectuée par un collaborateur, un justificatif doit toujours être présenté à l’employeur. Il constitue une pièce comptable permettant d’évaluer la bonne conformité de la dépense, de se protéger vis-à-vis de l’URSSAF en cas de contrôle et de recouvrer la TVA déductible sur les frais admissibles. Mais derrière ces utilisations, quels sont les justificatifs que les collaborateurs doivent fournir pour confirmer leur note de frais ?
Qu’est-ce qu’un justificatif des notes de frais
Impossible de passer outre : lorsqu’un salarié avance des frais pour le compte de l’entreprise, il doit appuyer chaque montant par des preuves concrètes. Ce n’est pas qu’une histoire de confiance, c’est une exigence comptable. La simple présentation d’une note où figurent date, montant, lieu et motif de la dépense ne règle pas tout. Des règles strictes encadrent la validité du moindre justificatif. Les négliger, c’est ouvrir la porte aux problèmes lors d’un contrôle URSSAF, pour l’employeur comme pour le salarié.
Quels éléments mentionner par type de dépense sur un justificatif de notes de frais
Chaque dépense nécessite des précisions bien ciblées sur le justificatif note de frais. Regardons de plus près ce que chaque catégorie implique.
Frais de repas
Dès qu’un salarié partage une table avec un client ou une équipe, le formalisme s’invite à la facture. Impossible de se contenter d’un simple reçu du restaurant. Ces détails doivent figurer noir sur blanc :
- Nom de chacun autour de la table
- Fonction de chaque participant
- Entreprise représentée par chaque convive
Ce niveau de précision protège l’employeur en cas de contrôle et dissipe tout doute quant au lien avec l’activité professionnelle.
Frais kilométriques
Ici, la vigilance est de mise. La carte grise du véhicule employé doit accompagner la demande de remboursement. Impossible d’y couper. Et ce n’est pas tout :
- Le motif du déplacement
- Le lieu exact de la mission
- La distance parcourue
- La puissance fiscale du véhicule
Avec l’ensemble de ces éléments en main, l’entreprise calcule le montant à rembourser selon le barème officiel.
Frais de transport
Train, avion ou tout autre déplacement : le motif doit être clairement affiché sur chaque justificatif. L’entreprise peut également prendre en charge le trajet du domicile au point de départ réel du transport, gare et aéroport compris. En revanche, le trajet domicile-travail habituel ne rentre pas dans le périmètre, sauf cas exceptionnel. Si le salarié roule en voiture de fonction, carburant et péages engagés pendant la mission sont pris en charge, dans la mesure où ils reposent sur des justificatifs précis.
Frais d’hébergement
Avant toute réservation d’hôtel, deux critères se vérifient systématiquement :
- L’adresse du salarié se trouve à 50 kilomètres minimum du lieu de travail
- Il est impossible de relier ces deux points en moins d’1h30 de transports en commun
Si ces conditions sont réunies, la facture d’hébergement doit comporter :
- Le nombre de nuits passées
- Le détail des éventuels frais supplémentaires
- Une mention indiquant que la facture est soldée
Maitriser ces exigences, c’est s’éviter bien des déceptions et fluidifier chaque remboursement. À l’heure des contrôles accrus et du tout digital, négliger le moindre justificatif peut suffire à transformer une demande en parcours d’obstacles. Face à ce millefeuille administratif, chaque détail compte : il peut déterminer, à lui seul, le succès ou l’échec du remboursement.
