Comment améliorer la collaboration en temps réel sur des documents ?

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Il est indéniable que le monde dans lequel nous vivons est hautement numérisé. La technologie moderne est plus importante que jamais. Des gadgets, des logiciels sophistiqués, la réalité augmentée et d’autres choses de cette nature nous facilitent la vie en faisant partie de notre routine quotidienne. Tous les aspects de notre existence relèvent de la haute technologie, et le travail ne fait pas exception.

Dans les conditions actuelles, l’utilisation de logiciels de pointe n’est plus un avantage concurrentiel, mais une nécessité fondamentale. Des milliers d’utilisateurs dans le monde utilisent des applications et des logiciels de collaboration pour améliorer leurs performances et atteindre des objectifs communs.

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Qu’est-ce que la collaboration documentaire en temps réel ?

La collaboration en temps réel sur des documents ou la coédition est une pratique en ligne où plusieurs utilisateurs travaillent ensemble sur le même fichier afin de créer une seule version finale. Il peut s’agir d’un document texte, d’une feuille de calcul, d’un fichier PDF ou d’une présentation.

Contrairement à l’édition collaborative hors ligne, la collaboration documentaire en temps réel implique une synchronisation immédiate de toutes les éditions et modifications effectuées par les co-auteurs. Le contenu du fichier d’origine est automatiquement mis à jour chaque fois qu’une modification est effectuée et sauvegardée dans le nuage, de sorte qu’il n’est pas nécessaire de créer des brouillons séparés.

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Comment fonctionne la collaboration documentaire en temps réel ?

La collaboration en temps réel fait de l’édition de documents un jeu d’enfant. Elle nécessite la mise en œuvre d’un logiciel spécial, soit sur site, soit dans le nuage. Lorsque l’outil de collaboration requis est prêt, l’ensemble du processus de collaboration se déroule en ligne.

En règle générale, le propriétaire d’un document le partage avec d’autres co-auteurs en utilisant différents droits d’accès qui varient en fonction de la solution logicielle utilisée. Il s’agit généralement d’un accès complet, de droits de lecture ou de commentaires. Les co-auteurs ouvrent le fichier dans leur navigateur et commencent à le modifier en temps réel.

Toutes les modifications sont fusionnées automatiquement, de sorte que tout le monde peut voir une seule version en même temps.

5 avantages d’utiliser des outils de collaboration documentaire en temps réel

Maintenant que vous savez ce qu’est la collaboration documentaire en ligne et comment elle fonctionne, il est temps de découvrir les avantages dont votre équipe peut bénéficier. Allons-y.

  1. Gain de temps

L’édition traditionnelle de documents avec de nombreuses versions de documents envoyés par courrier électronique prend beaucoup de temps. Un outil de collaboration documentaire en temps réel peut vous aider à accélérer les choses. En mettant en œuvre un logiciel de collaboration documentaire, vos coéquipiers peuvent travailler sur un seul document, une seule feuille de calcul ou une seule présentation en temps réel et se débarrasser du processus manuel de collecte des réactions et des commentaires à partir des messages électroniques. Sur une année, cela peut vous faire gagner des centaines d’heures de travail.

  1. Augmentation de la productivité

Si vous êtes en mesure de gagner du temps en modifiant des documents en collaboration avec votre équipe, il peut être judicieux de le consacrer à d’autres activités importantes. Ainsi, vous pouvez accomplir beaucoup plus de choses pendant la journée de travail et vous concentrer sur les tâches qui ne nécessitent pas l’utilisation d’outils logiciels. Par exemple, la communication en face à face ou la maîtrise de nouvelles compétences.

  1. Meilleure communication

Avec un logiciel de collaboration documentaire en ligne, vous pouvez toujours rester en contact avec le reste de votre équipe. C’est particulièrement utile pour ceux qui ne travaillent pas dans le même bureau, voire dans le même pays. Coéditer un document avec quelques collègues en temps réel si vous êtes situés dans différents endroits est une nouvelle réalité.

  1. Accès facile aux informations importantes

Tout ce dont vous avez besoin pour travailler sur des documents avec d’autres personnes est une connexion Internet. Grâce aux outils de collaboration documentaire, vous pouvez accéder à vos fichiers depuis n’importe quel appareil et à tout moment, qu’il s’agisse d’un PC, d’un ordinateur portable, d’un smartphone ou d’une tablette. Ainsi, vous avez la liberté de travailler où vous voulez, allongé sur la plage ou assis sur l’herbe dans le parc.

  1. Esprit d’équipe positif

Tous les avantages ci-dessus nous amènent au dernier : un esprit d’équipe élevé. Les outils de collaboration documentaire en ligne offrent aux employés plus de souplesse et de liberté, de sorte qu’ils peuvent choisir leur lieu de travail. Une telle approche leur permet de se sentir plus motivés et appréciés.

En outre, les logiciels de collaboration documentaire en temps réel permettent aux employés de s’inspirer mutuellement et de générer des idées plus facilement. Par exemple, un co-auteur peut laisser un commentaire dans un document collaboratif qui est visible par les autres, et quelqu’un d’autre peut s’en inspirer.

ONLYOFFICE Docs, un outil de collaboration documentaire open-source

Il n’est pas facile d’opter pour le bon logiciel, surtout si vous êtes novice en la matière. Des solutions bien connues, telles que Google Docs et Microsoft Office Online, peuvent sembler un choix parfait, mais ce n’est pas toujours vrai, surtout s’il s’agit de sécurité.

Traitement de texte ONLYOFFICE

Une autre option décente à considérer est ONLYOFFICE Docs. Сe progiciel de bureautique open-source offre des éditeurs pour les documents texte, les feuilles de calcul, les présentations et les formulaires à remplir. En bref, ONLYOFFICE Docs présente les avantages suivants :

  • Compatibilité maximale avec les formats Microsoft Office (OOXML), ce qui garantit un travail sans faille avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint ;
  • Formulaires à remplir qui peuvent être créés, remplis en ligne ou enregistrés au format PDF ;
  • Diverses autorisations d’accès, par exemple, l’accès complet, la visualisation, les commentaires, la révision et le remplissage de formulaires ;
  • Fonctionnalités collaboratives : historique et contrôle des versions, suivi des modifications, deux modes de coédition fonctionnels (rapide et strict), commentaires, communication en temps réel via Telegram et Jitsi ;
  • Intégration avec de multiples solutions tierces, telles que Nextcloud, Redmine, Seafile, ownCloud, SharePoint, Alfresco, Moodle, Confluence, Chamilo, Nuxeo, etc ;
  • Application de bureau gratuit pour Windows, Linux et macOS ;
  • Applications mobiles gratuites pour Android et iOS sans pub ni achat inclus ;
  • Fonctions de sécurité avancées – déploiement sur site, SSO, authentification en deux étapes, HTTPS, JSON Web Token, chiffrement des données ;
  • Édition communautaire gratuite avec toutes les fonctionnalités d’édition ;
  • Éditions commerciales évolutives avec un essai gratuit de 30 jours, une assistance professionnelle et des mises à jour régulières ;

Obtenez ONLYOFFICE Docs sur le site officiel et commencez à profiter de tous les avantages de la collaboration documentaire en ligne.

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