Ces dernières années, le nombre d’entreprises ayant recours à un ERP a considérablement augmenté. Les ERP sont des logiciels de gestion des ressources de l’entreprise qui accompagnent le gestionnaire et les collaborateurs au quotidien.
Mais au fil des années, les entreprises font face à une évolution considérable du niveau de leur activité réelle. De ce fait et la plupart du temps malheureusement, le logiciel ERP finit par se montrer inadapté à cette évolution.
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Un changement s’impose et vu l’importance de cet outil de gestion, il vaut mieux l’anticiper. Voici un article qui donne quelques conseils pour anticiper au mieux le changement d’un ERP.
Pourquoi est-il important d’anticiper le changement du logiciel ERP ?
Une des plus grosses erreurs à éviter en entreprise est de devoir changer son logiciel ERP sous la contrainte. Il vaut mieux anticiper ce changement pour éviter d’être déçu par la solution en elle-même ou par un intégrateur qui a abandonné la version.
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Malheureusement, force est de constater que de nombreuses entreprises enclenchent le projet de changement d’ERP lorsqu’elles se retrouvent dans l’urgence. Une urgence due au fait qu’elles sont allées au bout de l’utilisation d’un système qui n’est plus maintenu.
Pourtant, il est bien connu qu’un logiciel ERP a une durée de vie estimée entre 8 et 10 ans. La durée de vie de l’ERP peut dépasser les estimations dans certains cas, alors qu’elle peut ne même pas l’atteindre dans d’autres. Tout dépend de vos besoins et évolutions.
Ainsi, ne pas anticiper le changement du logiciel ERP, c’est prendre le risque de faire face à l’obsolescence de la technologie et des versions. C’est aussi s’exposer au risque de perdre des compétences et connaissances liées au système et à l’ERP.
Enfin, ne pas anticiper le projet de changement de l’ERP, c’est prendre le risque de devoir engager une coûteuse migration.
Comment bien anticiper le changement d’un ERP ?
Il est important de comprendre qu’il n’existe aucune règle pour le renouvellement d’un logiciel ERP. Chaque projet de changement d’ERP est unique. Pour mieux l’anticiper et mieux le préparer, il faut mettre en place un mécanisme de veille et d’amélioration continue du système d’information. L’ERP est l’outil central du système d’information.
Pour ne pas se retrouver face à un changement par contrainte, il faut entretenir le système d’information de l’entreprise au fur et à mesure que celle-ci évolue.
Le chef d’entreprise se doit donc de créer un cadre d’amélioration continue tout en étant proche de son système d’information et proche de son intégrateur avec une formation régulière des collaborateurs.
En effet, il ne faut pas oublier que le système d’information a une finalité fonctionnelle et sociale dans une entreprise.
Pour la finalité fonctionnelle, le système d’information est un outil de communication qui lie les différents services d’une entreprise et joue un rôle opérationnel et stratégique.
La meilleure façon d’anticiper le changement de l’ERP est de vite déceler les défaillances du système d’information dans un ou plusieurs services de l’entreprise et essayer de l’améliorer au fur et à mesure.
En ce qui concerne la finalité sociale, le système d’information permet de se soucier de l’intégration des salariés. Lorsqu’on envisage un changement en entreprise, il faut travailler à ce qu’il n’y ait pas de cas de résistance à son adoption par les employés.
Pour ce faire, la seule solution est de travailler conjointement et progressivement avec les utilisateurs de l’ERP pour améliorer les défaillances. De cette façon, vous pourrez espérer réussir l’évolution et le changement de votre logiciel ERP.
