Grande révolution dans les pratiques commerciales en France, la facturation électronique est aujourd’hui soumise à un certain nombre de règles. Les artisans sont donc appelés à se conformer à ce cadre réglementaire pour ne pas s’exposer à des amendes. Voici les principales règles à respecter ainsi que les principales fonctionnalités que doit comporter un logiciel de facturation pour les artisans.
Le cadre légal de la facturation électronique pour les artisans
Un cadre juridique strict encadre la facturation électronique en France. Entrée en vigueur le 1er janvier 2018, la loi Finances de 2016 impose en effet l’utilisation de logiciels de caisse certifiés pour tous les assujettis à la TVA. Cette réglementation vise à assurer la sécurité des transactions et à lutter de façon efficace contre l’évasion fiscale. Aussi bien les commerçants que les artisans sont désormais tenus de se conformer à ces nouvelles exigences légales avec un logiciel de facturation électronique certifié. Le non-respect de cette règle peut entraîner d’importantes amendes pour les artisans concernés. La conformité fiscale n’est par ailleurs pas seulement une obligation fiscale pour les petites entreprises. C’est également un gage de crédibilité qui assure que toutes les transactions sont enregistrées de façon transparente et sécurisée. Ces conditions renforcent la confiance des clients et des partenaires. Elles simplifient aussi la gestion fiscale et automatisent le processus de déclaration de la TVA.
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Les fonctionnalités minimales exigées pour un logiciel certifié de facturation
Les logiciels de facturation pour artisans visent à faciliter l’édition et la conception de documents financiers et comptables conformes aux lois en vigueur. Voici les principales fonctionnalités qu’ils doivent avoir pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.
La génération de factures conformes aux lois en vigueur
L’émission de factures en bonne et due forme est pour un artisan, un important facteur d’évolution de son activité. Le logiciel de facturation adopté par le professionnel doit donc faciliter l’exécution de cette tâche et permettre de gagner du temps. L’outil doit par ailleurs permettre de transformer rapidement en facture des devis préalablement établis. La facture est en effet le point de départ de toute bonne relation commerciale. Son édition doit donc répondre à des normes précises pour renforcer la confiance des clients et automatiser les processus. Les artisans doivent enfin s’assurer que le logiciel de facturation qu’ils choisissent autorise l’envoi des factures directement aux clients.
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Le suivi du plan comptable
Un bon logiciel de facturation pour artisans doit faciliter le suivi des affaires et des encaissements des clients. La possibilité de consulter le chiffre d’affaires (encaissé et facturé) ainsi que les délais moyens de paiement à partir d’un tableau de bord ergonomique est aussi un atout. Les logiciels qui offrent des fonctionnalités avancées de calcul de la marge sont par ailleurs fortement recommandés. Ils favorisent en général la transformation des opérations en écriture comptable, la création et l’exportation des journaux comptables. 
La génération de devis
Même s’il n’est pas un document comptable à proprement parler, le devis précède la facture Il doit alors mentionner certaines informations essentielles : adresse et nom des parties concernées, date d’émission, éventuels frais de déplacement, durée de validité de l’offre… Au vu de l’importance de ce document, le logiciel de facturation utilisé par un artisan doit permettre de l’établir en conformité avec les règles en vigueur. La possibilité d’adresser le devis directement à un interlocuteur à partir de la solution est également un atout.
La relance du client
Les relances automatiques sont nécessaires pour accélérer la validation des devis et le paiement des factures. Cette fonctionnalité des logiciels de facturation pour artisans facilite les échanges avec les contacts dans les meilleurs délais avec des scénarios personnalisés envoyés par mail. Les artisans ont par ailleurs tout intérêt à opter pour des logiciels qui autorisent des relances en masse à travers des listes automatiques. La planification des prochaines actions de suivi, l’envoi d’emails automatiques sont également d’importants atouts. Ces fonctionnalités constituent en effet de bons leviers d’accélération des processus de paiement et de recouvrement des factures. Le logiciel de facturation doit enfin permettre de gérer les codes comptables des remises. Les éventuelles remises sont ainsi comptabilisées par défaut sur un code particulier.
La sécurité des données et l’inaltérabilité des données dans les logiciels de facturation pour artisan
La sécurisation des données est un des plus importants défis pour les logiciels de facturation pour artisans. Ces outils doivent en effet garantir l’intégrité et la confidentialité des informations traitées. Ils doivent donc inclure des procédés tels que le chiffrement systématique des données sensibles (coordonnées bancaires des clients par exemple). Les logiciels de facturation certifiés doivent par ailleurs empêcher toute modification des différents documents émis. Cela assure la fiabilité des données comptables et fiscales. C’est pour cette raison que la tenue d’un registre des traitements est recommandée pour renforcer la conformité RGPD et la traçabilité des opérations effectuées sur les données personnelles. Avant d’opter pour un logiciel de facturation, les artisans doivent s’assurer que l’outil intègre les éléments tels que : le chiffrement AES-256 (pour la protection des données sensibles), la signature électronique (pour l’authenticité des factures) et la journalisation des accès (pour la traçabilité des consultations). Ils doivent enfin vérifier si le logiciel intègre l’archivage légal des factures électroniques.
