Comment fonctionne un progiciel de gestion intégré ? Explications

Les entreprises du 21ᵉ siècle ont constamment le souci d’augmenter leur efficacité et leur rentabilité. Cependant, il n’est un secret pour personne que nous sommes à une époque où la main-d’œuvre est rare et coûteuse. Il devient donc nécessaire de repenser tout le processus organisationnel de l’entreprise. Heureusement, de plus en plus de solutions informatiques de gestion voient le jour. Faisant la promesse d’une gestion intégrée et efficace de l’entreprise, les Progiciels de Gestion Intégré (PGI) prennent plus de place. C’est quoi un PGI ? Pourquoi devriez-vous l’utiliser ? Comment fonctionne-t-il ? Quelles sont ses fonctionnalités ?

Qu’est-ce qu’un PGI ?

Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est une solution open source ERP « Enterprise Ressource Planning ». Il s’agit d’un cortège et une imbrication d’applications informatiques appelées « Modules » qui proviennent toutes d’un unique éditeur. Ces applications sont entièrement dédiées à la gestion de l’entreprise.

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L’entreprise peut alors décider d’opter pour quelques modules ou de choisir l’offre dans sa totalité. En d’autres termes, le PGI entreprise regroupe l’ensemble des besoins d’organisation et de management d’une entreprise. Pour être plus efficient dans votre entreprise, vous pouvez donc opter pour un progiciel de gestion intégré complet.

Il existe des PGI généralistes qui peuvent être utilisés pour la gestion tout type d’entreprise. Il est également possible d’avoir un PGI spécialisé. Il s’agit d’un PGI caractéristique d’un secteur particulier comme le secteur industriel, du commerce, etc.

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Pourquoi utiliser un PGI ?

L’avantage PGI se situe au niveau de la centralisation des données. Qu’il s’agisse de fichiers clients, de fichiers fournisseurs ou de gestion de stock, toutes les informations sont regroupées et analysées. Cela permet de fournir des résultats fiables pour prendre des décisions stratégiques pour l’entreprise.

Aussi, le PGI participe-t-il à la transformation digitale de l’entreprise. Au lieu de choisir une solution conventionnelle pour chaque secteur, il propose une solution globale et normalisée. Cela permet indiscutablement à l’entreprise de gagner du temps et de devenir plus productive.

Comment fonctionne un PGI ?

Le fonctionnement d’un PGI est basé sur la collecte centralisée de données qui proviennent de la production, des ventes, etc. Ce logiciel ERP permet d’éviter les soucis de duplication des données. Il permet également à l’entreprise de s’appuyer sur des données complètes et uniques. Étant donné que le pgi repose sur la notion de synchronicité, la base de données est continuellement mise à jour. À chaque fois qu’un utilisateur à n’importe quel niveau effectue une opération, la base de données s’actualise.

La solution ERP est structurée selon 3 composantes principales. Il s’agit en premier de la suite. Elle est constituée de logiciels intégrés appelés modules ayant à leur tour de nombreuses fonctionnalités.

  • La suite : elle est la structure générale de l’ERP, le système d’informations composé de modules et conçu en fonction des besoins de l’entreprise.
  • Les modules : elles sont encore connues sous l’appellation IA (Application internet). Il s’agit des applications qui s’occupent chacune d’un métier spécifique : vente, déstockage, production, achat, etc.
  • Les fonctionnalités : il s’agit des opérations spécifiques que peuvent mener les utilisateurs du pgi dans chaque module. Ces fonctionnalités s’identifient aux activités à mener par chaque département de l’entreprise.

PGI : des fonctionnalités pour tous les pôles de l’entreprise

Le pgi est un outil complet de gestion d’entreprise. Grâce à ces multiples fonctionnalités, il intervient dans tous les pôles de l’entreprise.

La comptabilité

Ici, la solution Open source erp se comporte comme un logiciel de comptabilité en ligne. Il s’occupe alors de :

  • La gestion générale du budget ;
  • La gestion des paiements à travers les règlements des fournisseurs et des clients ;
  • La facturation ;
  • La comptabilité analytique à travers la création de plans analytiques et le suivi des écarts entre les plans réels et les plans prévisionnels.

A cela s’ajoute des outils pour mieux se préparer aux déclarations et aux contrôles comptables.

La gestion commerciale

La fonctionnalité gestion commerciale du pgi prend en compte les achats et le sourcing. Il met à disposition un outil de réapprovisionnement de l’entreprise qui se base sur :

  • Les contrats ;
  • Les devis ;
  • Les factures ;
  • La gestion des tarifs ;
  • Le marketing ;
  • Les relations clients ;
  • Les retours des fournisseurs.

La fonctionnalité prend également en compte la vente. À ce niveau, il intègre les accords clients, les avoirs et la gestion des tarifs en devises étrangères.

 Le supply chain

La fonctionnalité Supply Chain de l’ERP s’occupe de :

  • La gestion de la production ;
  • La gestion des matières premières ;
  • La transmission des stocks ;
  • Le contrôle de qualité
  • Les livraisons.

La gestion des RH

La gestion des ressources humaines par le PGI répond à 3 objectifs que sont :

  • L’automatisation du processus de ressources humaines ;
  • La standardisation des tâches ;
  • La meilleure collaboration entre les employés à travers des workflows.

La fonctionnalité RH s’occupe de la feuille du temps, la gestion des collaborateurs, la gestion des embauches, etc.

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