Quels outil pour la dématérialisation des actes administratifs ?

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Aujourd’hui, presque toutes les collectivités territoriales entrent dans la démarche de la dématérialisation des actes administratifs. On voit alors disparaître petit à petit ces arrêtés et délibérations qui arrivent aux élus par courrier. Aujourd’hui, on a recours à l’informatique via des plateformes de tiers confiance qui proposent différents outils.

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Le logiciel KDelib

Dans cette optique de délibération et de dématérialisation des actes administratifs, la gestion des délibérations se fait entièrement sur le cloud. Ce n’est pas une si nouvelle solution, car en 2004, on a déjà présenté GEDélibération. L’outil qu’on a aujourd’hui est le KDelib. KDelib est un outil très complet et il a l’avantage d’être disponible à tout temps.

Avec cet outil, les collectivités territoriales pourront s’occuper de l’élaboration des rapports, notamment des arrêtés, des décisions et des délibérations avec leurs annexes. KDelib permet aussi la gestion des séances avec leurs préparations et les étapes post-séances. En effet, on peut préparer sur cet outil des convocations électroniques des concernés avant la séance par exemple, faire un état de présence et de votes lors de la séance et éditer des recueils et des rapports après la séance.

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Le logiciel Kbox

Les élus multi-mandats doivent assister à différentes séances et dans cette mission, aussi organisés qu’ils peuvent être, ils peuvent parfois se perdre. L’outil Kbox va grandement faciliter leur vie : il permet la réception des convocations électroniques aux séances. L’élu a là un cartable électronique. Sur Kbox, il pourra voir en un coup d’œil les séances auxquelles il doit assister.

Pour une séance, le concerné pourra préparer les documents dont il a besoin pour cette réunion. Il peut l’annoter à cette séance pour que le jour J, il ne se perde pas au milieu de tous les fichiers. Il peut même directement envoyer ces documents aux participants de la séance. Kbox permet également une discussion avec une ou plusieurs personnes pour la préparation de la séance. L’élu pourra toujours travailler, même s’il est en déplacement, car on peut consulter les documents sur Kbox même sans réseau.

Le logiciel KVote

Avec cet outil, on peut également se permettre d’organiser plus facilement des votes. Kvote est présentée comme un outil de gestion de l’état de présence et de vote électronique. Lors d’une séance, c’est KVote qui affiche la présence des participants, et ce, en temps réel. Chaque élu pourra par la suite voir qui était présent ou absent à telle ou telle heure de la séance.

Pour un vote, l’ordre du jour sera présenté sur l’appareil mobile. Chaque élu et représentant pourra directement communiquer leur vote depuis leur appareil mobile. Il ne faut pas non plus attendre des heures pour le décompte des votes, car les résultats sont directement affichés. Avec KVote, on ne devrait avoir aucune crainte sur la faillibilité des résultats. En effet, cet outil offre la traçabilité des actions.

Ces différentes solutions numériques s’accompagnent bien évidemment d’un système de sécurité, ce qui devrait rassurer les élus comme les collectivités territoriales.

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