3 astuces pour bien choisir son photocopieur professionnel

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Le photocopieur est un équipement indispensable en entreprise. À ce jour, il est possible de trouver sur le marché un photocopieur qui, en plus de copier les documents, en imprime. Certains photocopieurs vont jusqu’à scanner les documents, les faxer, les stocker sur leur disque interne, faire leur envoi par mail. Les photocopieurs offrent en effet une multitude de fonctionnalités et disposent de nombreuses caractéristiques techniques. Tout ceci peut rendre difficile le choix de votre matériel. Découvrez ici 3 astuces pour y arriver.

Définir vos besoins

Le choix d’un bon équipement dépend de vos besoins. Vous devez les déterminer avec plus de précision. Pour ce faire, vous pouvez estimer le nombre d’impressions couleur possibles par mois et en fonction du bureau, du service et de l’utilisateur. S’il s’agit d’une utilisation occasionnelle, vous pouvez vous limiter à l’achat d’un photocopieur noir et blanc. Il faut dire que les impressions couleur coûtent plus cher que les monochromes.

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De facto, déterminez le nombre d’impressions noir et blanc, et ce, par mois et en fonction du service, du bureau et de l’utilisateur. C’est similaire pour le nombre d’impressions au format A3 et au format A4. Outre ces besoins, vous devez déterminer les besoins de vos collaborateurs. Qu’il s’agisse d’impression de documents confidentiels, de partage de documents numériques par mail et sur le réseau, d’impression de planches graphiques couleur ou de photos couleur, d’envoi et de réception de fax. Toutes ces informations vous permettront d’estimer le volume d’impression que votre photocopieur pourra effectuer.

Évaluer votre budget

Dans le cadre de l’achat, le prix d’un photocopieur est un critère important à prendre en compte. Ce prix varie en raison de certains consommables comme :

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  • Les cartouches d’encre : l’encre liquide se sèche rapidement lorsqu’elle est peu utilisée. Dans ce cas, vous devez changer de temps à autre la cartouche. L’idéal est donc de choisir un photocopieur noir et blanc. Néanmoins, tout dépend de vos besoins.
  • Le papier ;
  • Le tambour : ce matériel doit être changé ou remplacé suite à un certain nombre de copies ;
  • Le toner : il s’agit d’une encre en poudre plus chère que les cartouches. Sa particularité réside dans le fait qu’elle ne se sèche pas et qu’elle dispose d’une longue durée de vie.
  • Les agrafes, etc.

La consommation énergétique de la machine, sa maintenance, le dépannage et la réparation influencent le budget d’achat du photocopieur.

Les principaux modèles de photocopieurs professionnels

Il existe une large gamme de photocopieurs. Ces derniers sont accessibles à tous les prix. Les fabricants et distributeurs proposent généralement des équipements comme :

  • Les monochromes : ici, il est question des photocopieurs professionnels permettant la copie en noir et blanc ;
  • Les photocopieurs professionnels à couleurs ;
  • Les analogiques : ce sont des photocopieurs classiques qui sont en voie de disparition et laissent place aux photocopieurs numériques ;
  • Les photocopieurs professionnels numériques : connectés au réseau informatique de l’entreprise, ces photocopieurs permettent d’effectuer de nombreuses opérations ;
  • Les photocopieurs multifonctions : comme leur nom l’indique, ce sont des photocopieurs qui réalisent plusieurs tâches. Ils copient, impriment, faxent, scannent les documents, en couleur ou en noir et blanc.

Ces différents photocopieurs permettent de traiter les formats A3 ou A4.

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