Une entreprise commerciale ou un commerçant est généralement confronté au choix du bon logiciel de caisse pour améliorer son activité. Face à un large catalogue d’appareils pour encaisser, enregistrer les achats ou encore gérer les stocks, on a du mal à s’y retrouver. Qu’il s’agisse d’une activité de fleuriste, de coiffure ou de restauration, il faut savoir qu’il existe des caisses adaptées à chacun ! Voici 5 critères de sélection.
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L’outil est-il adéquat et adapté à mon activité ?
Il faut savoir qu’à chaque commerce ses particularités. En toute logique, le logiciel de caisse doit également correspondre à l’activité. Ce dernier doit s’adapter aux besoins professionnels, mais aussi aux habitudes de travail.
Des besoins en code-barres ? Des prises de commandes à distance ? Une impression directe des notes ? Une gestion des menus ? Des inventaires journaliers ? Autant de questions qui méritent une réponse.
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Un logiciel gestion épicerie différera de celui d’un coiffeur par exemple. Ce dernier a en effet besoin de gérer ses rendez-vous, son catalogue de produits et services, ses cartes de fidélité ou encore ses bons cadeaux. Un épicier a quant à lui, besoin d’encaisser rapidement ses clients, gérer ses stocks et livrer ses produits ou enregistrer les commandes. En tant que commerçant, il aura également besoin d’une caisse tactile et d’un lecteur de codes-barres pour des raisons de praticité et de rapidité.
Quant à un restaurateur, il doit répondre à des besoins de prise de commande, de gestion des tables, de composition des menus. Il a alors besoin d’un outil polyvalent et fiable pour éviter les problèmes de rupture de stock sur ses produits.
L’outil est-il ergonomique et facile à utiliser ?
Pour ne pas perdre de temps dans la manipulation à chaque passage en caisse, il est impératif que le logiciel soit facile à utiliser. Son interface doit également être fluide, agréable et ergonomique.
Dans tous les cas, il doit être accessible à tous, sans formation préalable, qu’il s’agisse des dirigeants, des employés ou des saisonniers.
L’outil respecte-t-il la législation en vigueur ?
Depuis le 1er janvier 2018, les activités utilisant un logiciel de caisse doivent user d’un outil certifié. Concrètement, il doit répondre aux exigences suivantes : conservation, sécurisation, archivage des données et inaltérabilité.
Cette législation entre en vigueur pour lutter contre la fraude à la TVA. Tout manquement à une des conditions entraîne une amende de 7500 euros. Notons que les professionnels ne sont pas obligés d’avoir recours à un logiciel de caisse. Seuls les commerçants et les sociétés soumis à la TVA sont concernés par une obligation d’équipement. Ainsi, ne sont pas concernés les professionnels avec un chiffre d’affaires annuel inférieur à 82200 euros ainsi que les prestataires de services avec moins de 32 900 euros par an.
L’outil propose-t-il des services associés ?
Il peut être intéressant d’avoir des informations sur les services associés, indiqués par l’éditeur du logiciel. Parmi les points qui font la différence, on peut noter la formation, l’assistance téléphonique ou encore l’aide au paramétrage de la nouvelle caisse.
Qu’en est-il du rapport qualité/prix ?
Le budget reste important dans l’analyse de la performance d’un nouvel équipement. En effet, certains éditeurs peuvent proposer un tarif attractif, avec des frais annexes (mise à jour, hotline ou coût de maintenance).
